Was wir bewirken

Mehr sehen als nur den Preis – ein TCO-Tool für strategische Beschaffung im Mittelstand

Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen stand vor der Herausforderung, Rohmaterialangebote nicht mehr ausschließlich auf Basis des reinen Einkaufspreises zu vergleichen. Immer wieder kam es in der Vergangenheit zu Mehrkosten durch Lieferverzögerungen, Qualitätsprobleme oder erhöhte Transportaufwände, die in der initialen Bewertung der Angebote nicht berücksichtigt wurden. Um diese Lücke zu schließen, wurde ein praxistaugliches Modell zur Total Cost of Ownership (TCO)-basierten Lieferantenbewertung entwickelt und auf reale Angebotsdaten des Unternehmens angewendet. Ziel war es, nicht nur offensichtliche Kostenbestandteile wie Preis, Fracht oder Maut zu erfassen, sondern auch sogenannte versteckte Kosten – etwa den Aufwand durch Reklamationen, mangelnde Termintreue oder fehlende Flexibilität bei Abrufen. Ein zentrales Element war dabei der Supplier Comparison Factor (SCF), der es ermöglicht, leistungsbezogene Kriterien wie Reklamationsquote und Lieferperformance in eine monetäre Bewertungslogik zu überführen. Dadurch entstand ein objektives, nachvollziehbares und wiederholbares Verfahren zur strukturierten Lieferantenauswahl. Das entwickelte Bewertungssystem wurde in Form eines Excel-Tools umgesetzt, das so aufgebaut ist, dass es ohne tiefgehende IT-Kenntnisse genutzt und flexibel auf andere Materialgruppen übertragen werden kann. Gerade in kleinen oder operativ stark eingebundenen Einkaufsteams bietet das Modell eine einfache Möglichkeit, wiederkehrende Beschaffungsvorgänge transparenter und strategisch fundierter zu gestalten. Die Anwendung des TCO-Ansatzes führte zu einer signifikant besseren Vergleichbarkeit der Angebote, einer höheren Transparenz bei der Lieferantenentscheidung und zur Identifikation von vermeidbaren Folgekosten. Gleichzeitig wurde die interne Entscheidungsfindung gestärkt, da sämtliche Bewertungsschritte nachvollziehbar dokumentiert und kommunizierbar waren. Die Lösung zeigt exemplarisch, wie praxisnahe Tools auch ohne große Systeme oder Beraterbudgets im Mittelstand echten Mehrwert schaffen können – ganz im Sinne eines nachhaltigen und verantwortungsbewussten Supply Chain Managements.

Methodisch verhandeln statt improvisieren: Ein Projekt mit Signalwirkung

In Vorbereitung auf eine strategische Lieferantenentscheidung im Bereich Dienstleistungsvergaben wurde ein strukturiertes Bewertungsmodell entwickelt, das insbesondere mittelständischen Unternehmen ermöglicht, komplexe Vergabesituationen methodisch, zeiteffizient und nachvollziehbar zu gestalten. Die konkrete Ausgangslage: hoher Zeitdruck, ein einziger wettbewerbsfähiger Anbieter und damit eine faktisch monopolartige Situation. Durch die Anwendung eines eigens entwickelten 8‑Phasen-Modells – bestehend aus Machtanalyse, klarer Rollenverteilung, Zielableitung und taktischer Planung – konnte der Verhandlungsspielraum dennoch erfolgreich genutzt werden. Das Ergebnis war eine Preisreduktion von 8,9 Prozent sowie die Optimierung der Zahlungs- und Vertragsbedingungen – ein bemerkenswerter Erfolg unter den gegebenen Umständen. Das Modell wurde im Anschluss als praxistaugliches Tool weiterentwickelt und lässt sich flexibel auf andere Vergabeszenarien übertragen. Gerade für mittelständische Unternehmen bietet es einen hohen Nutzen: Es schafft Struktur in der Entscheidungsfindung, erhöht die Transparenz gegenüber internen und externen Stakeholdern und macht komplexe Verhandlungen strategisch steuerbar. Der Fall zeigt eindrucksvoll, wie professionelle Vorbereitung und methodisches Vorgehen dabei helfen, nachhaltige wirtschaftliche Vorteile zu erzielen – auch dort, wo zunächst kaum Spielraum erkennbar ist. Das entwickelte Modell macht komplexe Verhandlungen planbar, nachvollziehbar und übertragbar – ein echtes Effizienz-Tool für Beschaffungsentscheidungen im Mittelstand.

Struktur statt Improvisation: Wie KMU ihre Abwicklung auf ein neues Level heben

Ein regionales mittelständisches Fertigungsunternehmen stand vor der Herausforderung, die Auftragsabwicklung effizienter zu gestalten. Trotz moderner Maschinen und optimierter Fertigungsprozesse verursachten organisatorische Schwachstellen in der internen Auftragsdurchführung unnötige Verzögerungen, hohe Liegezeiten und Zusatzkosten. Um dem steigenden Wettbewerbsdruck und den Erwartungen der Kunden besser gerecht zu werden, wurde ein praxistaugliches Analysekonzept entwickelt, das speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten ist. Es ermöglicht eine strukturierte Erfassung und Bewertung der bestehenden Prozesse – ohne komplexe Software oder tiefes Prozessmanagementwissen. Durch einen klar gegliederten Ablauf in den Phasen Projektvorbereitung, Ist-Aufnahme und Prozessbewertung konnten Zeitverluste, Schnittstellenprobleme und Qualitätsmängel sichtbar gemacht werden. Unterstützt durch anpassbare Vorlagen ließ sich das Konzept direkt im Unternehmen anwenden und schnell auf weitere Geschäftsbereiche übertragen. Das Ergebnis: höhere Transparenz, kürzere Durchlaufzeiten und eine gestärkte Prozesskompetenz im Team – ein messbarer Effizienzgewinn bei minimalem Ressourceneinsatz. Besonders KMU profitieren von der Einfachheit und Übertragbarkeit des Ansatzes.